传统中小印刷企业数字化转型的样本分析

胡     飞

       在《新闻出版业“十二五”时期发展规划》中,明确印刷产业发展重点为“大力推动绿色印刷”和“在全行业推广数字化技术”。其中数字化技术的重点为数字印刷、数字化工作流程、CTP和数字化管理系统。当前数字化技术在印刷业中较为常见的应用是企业直接购进数码印刷机和CTP设备并开展相应的业务,而数字化工作流程和数字化管理系统,即使在全国印刷业内,也仅限于概念的提出,鲜有个案介绍。管理部门对如何实施数字化工作流程和数字化管理系统,也尚无明确思路。

       贵阳精彩数字印刷有限公司依托自主开发的“精彩印刷信息平台管理软件”,基于internet网络,运用数字技术进行印刷客户信息采集、分析、生产管理、物流及财务管理的做法,不仅对传统中小型印刷企业的转型升级有借鉴意义,对行业管理部门进一步厘清发展思路和发展方向,同样具有重要的参考价值。

  1. 样本基本情况介绍

       贵阳精彩数字印刷有限公司成立于2002年,经营范围为出版物、包装装潢及其它印刷品印刷。注册资金200.3万元,固定资产1200余万元,现有员工50余人,主要设备有印前设备及软件Adobe公司CS4系列、Corel公司coreldraw13、北大方正印前CTF系统、美国Kodak公司印能捷CTP系统(两套),印刷设备有北人08D、日本小森四色LS429印刷机,以及折页、覆膜、胶订、骑马订、裁切等印后设备。市场定位于商业印刷领域,同时生产三十余种期刊、杂志及部分画册、宣传页、样品手册等,同时也承接部分包装印刷业务。近三年的产值分别为2011年870万元、2012年1159万元、2013年1221万元。从该公司的规模、设备、产值及主要产品等要素来看,是一家典型的传统中小型印刷企业,具有样本意义。

二、精彩印刷电子商务信息平台情况介绍

       从2008年起,贵阳精彩数字印刷有限公司先后累计投入320余万元,组织技术人员自主开发精彩印刷商务信息平台管理软件。2013年,精彩印刷信息平台管理软件获国国家版权局颁发的计算机软件著作权登记证书(证书号:软著登记第0514228号,简称:精彩印刷平台V1.0)。2014年9月,“精彩印刷电子商务2.0版”正式上线测试,成为了贵州省第一家印刷电子商务平台,并尝试着向B2B商业模式转型。

  1. 精彩印刷信息平台介绍

该系统共包含“网站”、“客户系统”、“生产管理系统”三个功能板块。

  1. 网站。已建成“贵阳精彩印刷信息管理平台”门户网站(域名www.5871132.com/)。在网页界面(见网站截图),可以实现以下主要功能:(1)宣传企业形象,客服网络在线服务平台;(2)印刷产品的报价,分为单项报价和自助报价;(3)往期印刷品的信息搜索;(4)用户登录、查询财务、追踪业务进度;(5)各形模版下载。

       

                                                                                  (精彩印刷网站首页截图)

       2、客户系统。在客户系统,主要实现以下功能:(1)完善的自助报价及报价单管理;(2)印刷文件上传下载、文件存储管理;(3)下定单、定单管理及支付系统;(4)财务管理包含充值、对帐、查帐;(5)客户子系统管理及客户自身信息管理;(6)发票管理。

       3、生产管理系统。主要包括:网站的后台管理、用户权限管理、自助报价系统中的报价的参数及配置管理、印刷管理,其中印刷管理含以下内容:(1)会员、报价单、定单管理;(2)排版、制作、委托印刷管理;(3)印刷施工单、托外加工单、销售单管理;(4)生产统计功能;(5)生产管理含生产调度令、胶印机产量、奖罚单、请假表;(6)财务管理;(7)客户、供应商管理、客户管理;(8)材料出入库管理;(9)库存管理及出入库统计;(10)移动终端短信管理;(11)系统基本设置。

       4、与ERP(Enterprise Resourse Planning,企业资源计划系统)的区别与联系。精彩印刷信息平台沿用了ERP的管理思想,采用B/S架构(即Browser/Server,浏览器/服务器)。但有别于其他ERP软件,不是试图解决所有问题的一揽子方案,而是结合了企业自身管理特点,立足于解决自身生产管理中的实际问题。比如设计软件的最初目的只是想解决一下印刷调度员手工开单的问题,因为当时为了查一个单,需要翻几十上百张施工单,效率太低。随着开发的逐步深入,在2009年年初,才又做了网站和客户管理系统。

       (二)精彩印刷信息管理平台的特点

精彩印刷信息管理平台虽然从功能上可以分为上述3个板块,但无论是客户还是企业管理人员,都只需要在同一个界面操作,即网站页面。因此从操作者的角度来看,精彩数字印刷信息平台还具有以下特点:

  1. 运用www浏览器技术结合浏览器的多种Script语言(Asp.JavaScript等)和ActiveX技术,只要有浏览器即可使用系统,客户端无需安装。
  2. 印刷流程标准化、印刷信息获取自动化,无需人工干预。在基础信息上,进行信息的分类、分析,1点布置,多点共用,进而达到信息平台化作用。
  3. 用户智能权限技术。利用内部的参数和动作,允许管理员自定义各种智能的用户权限。所有信息取得权限,通过内建的分类机制随时随地进行修改,提高对用户使用灵活性和信息分类分层的管理效率。
  4. 信息与手持终端的无缝交流。除了利用手持终端的浏览器输入与获取信息外,还可通过手机短信将信息发送到用户手机,且根据业务流程,智能化、自主化传送。
  5. 系统操作简单,软件界面、功能人性化设计,印刷从业人员只需小学文化水平即可操作系统。

       (三)精彩印刷信息平台运行前后企业管理情况对比

       为了进一步考察该平台使用效果,我们选取了企业管理的评价标准、营销管理、生产管理、人员管理、财务管理及用户反馈等几个指标,对企业使用该软件前后情况进行了对比,详见下表:

对比指标

使用前

使用后

评价标准

1、员工管理经验化为主,以管理人员的感觉和好恶为评判标准。

1、员工管理数据化,根据数据得出每月生产损失数、节约数、产值、产量、交货准确率来评判员工。

2、中层干部考核以企业管理者主观判断为主。

2、以每天、每月、每季、每年生产数据为依据。

3、管理经验的提升靠师傅带徒弟。企业对知识、文化的尊重氛围差。

3、管理经验数据化、数据软件化,形成了新的管理思维和传承方法。有知识、有文化的人员在企业地位得到提升。

营销管理

1、靠老客户带新客户,口口相传为主。

1、依靠网络搜索、论坛、自媒体等为推销阵地。

2、传统媒体做广告,费用高、效果一般。

2、互联网广告,传播广,能较精确到达用户,成本是传统广告成本的十分之一。

3、靠与客户搞好关系为主要服务手段。

3、靠产品质量和价格为主要竞争手段。

4、客户下单靠专职和成本高的跟单员进行跟踪服务。

4、客户可以自助下单,降低生产成本,可以使用成本较低的新手进行跟踪服务。

5、财务数据,每月结算一次。

5、财务数据实时更新,领导即时掌握,随时调整。

6、客户管理依靠业务跟单人员进行。

6、可以根据每个客户的销售产值、利润等数据,安排不同成本的业务人员进行跟踪服务。

生产管理

1、手工开出施工单,手工统计,人工传单。

1、电脑开施工单出错率低,传播快,无缝承结生产上下游,实时进行统计和数据分析。

2、生产事故分析责任确定由专职调查人员进行,质量返工成本大。

2、根据生产数据进行上下游事故的自我判断,找出事故原因,实时追踪。返工快速,降低质量事故成本,年产值1000万以上企业,每年节约资金20万元以上。

3、库存管理和统计依靠手工进行,不能实时统计。库存数量大,要达到年产值的5%以上。

3、只要有权限人员即可实时掌握库存进销存情况,实时统计。进货和出货价格、数量、质量实时通过手机、电脑追踪,企业管理人员实时掌握。通过库存自动报警功能,库存数量可以压缩到年产值的1%之内,年产值2000万以上企业,可以节约库存100万元左右。

4、生产调度安排手工进行,不能灵活改变,没有统计功能。员工产量统计每月统计一次。

4、生产调度令系统自动调单、排序、统计,随时调整生产顺序。员工产量即时登记,工资即时查询,公司其它人员可实时查询正在印刷产品和产量。生产产量实时进行每天统计、每月统计、每年统计。

交货时间准确率在线即时计算。

5、生产信息与客户交流查电话查询。

5、根据生产流程自动发送生产短信、微信信息。

6、用户权限管理无法提供

6、根据不同用户的不同需求权限,进行数据的按权限访问,保证企业信息的安全性。

人员管理

 

1、原生产管理人员2人,库管2人,年产值没有超过千万。

2、现生产管理人员1名,库管1名,年产值超千万元,节约人员2~3人。

2、原业务人员8人,年产值没有超过千万。

2、现产值近2千万,业务人员4人。节约一半人员。

3、专职外勤人员原2员,年产值没有超过千万。

3、现兼职外勤1名,年产值近2千万元。

4、生产人员原50余人,年产值没有超过千万。

4、现生产人员50余人,年产值近2千万。

4、没有程序开发人员和IT维护员。

4、现有专职开发人员3名,IT维护员1名。

财务管理

1、依靠传统财务管理方法对业务款进行管理,做不到时实时性。

1、实时查询应收、应付,回款率、欠款率。每月对相关人员进行考核:(1)业务量;(2)回款率。可立即对应奖罚。

2、依靠传统财务管理方法对采购及出库价款,应付款等进行管理,做不到时实时性。

2、实时的移动终端跟踪采购价格、数量,做到采购价格的实时对比,减少采购成本5%以上。

客户反馈

1、每月投诉在10起以上。

1、现每月投诉不到2起。

2、客户当面表扬次数不超过5%。

2、客户当面表扬次数超10%。

 

 

       从对比情况不难看出,在企业作用了该软件后,工作效率、管理成本、与客户沟通等都有明显改观。

       三、精彩数字印刷信息平台对传统印刷转型的意义

       在传统印刷生产流程中,一个印刷产品,从创意、印刷、物流,最终送到用户手中,其中信息交流时间占到整个流程的80—90%,传统方法是通过电话、网聊、上门面谈来实现,消耗大量的人员成本、资源成本。尤其是在依托业务员的传统营销模式中,由于整个信息交流过程企业与用户是不透明、不对等的,业务员可以在客户端漫天要价,而对印刷企业拼命压价,客户付出了较高的成本,但却没有享受到应有的产品和服务。印刷企业得了订单失了利润,由于价格压得过低,服务与产品质量也不能得到保证。因产品质量引发纠纷时,中间业务员又置身事外,由此带来的严重后果是整个印刷行业的信誉度下降。

       而通过精彩数字印刷信息平台,可以实现更为直接和便捷的B2B商业模式,用户只需要采用各种终端,包含电脑、手机、平板电脑等支持浏览器的软件,登录系统即可实现“实时报价、下单到购物车、业务跟踪、管理自己的业务、物流查询、财务查询、生产查询、生产调度、物资采购、销售管理、售后服务跟踪、短信互动”等等功能,从而实现传统印刷流程信息的随时、随地、随手取得。

       基于互联网的精彩印刷信息平台的亮点还在于,本着从印刷产品生产者及用户的角度出发,通过提炼传统印刷生产中的关节点,将之标准化、数字信息化,利用当今随手可得的web页面信息技术,将信息在生产者与用户之间低成本、方便快捷的传递交流,从而降低整个印刷生产成本,提升用户美誉度。同时利用积累的信息,创建印刷信息共享平台,使用户与生产者通过该平台实现低成本、方便、快捷、舒适的信息交流,实现从创意到生产再到物流的信息平台化。

       该信息平台如能推广使用,必将对整个印刷行业竞争力的提升具有开创性的推进作用,还将迫使传统印刷企业改变自己落后的经营模式,把企业竞争的核心提升到科技改变效率上来。