浅析ERP在印刷企业中的应用

在世界经济陷入衰退的大环境下,众多印刷企业的经营状况不容乐观。为了应对危机,印刷企业在缩减开支的同时加强信息化管理,向管理要效益。如 今,大多数印刷企业纷纷采用新型企业管理软件——ERP系统,以提高管理效率。实施ERP系统,可以从客户报价、订单、印前、印刷、印后等过程中均实现信 息化管理。此外,依赖ERP系统。企业决策层可以获取准确而有效的数据信息,对需求做出迅速的市场反应,从而提升企业运营效率,降低成本,实现企业效益最 大化。

  那么,何为ERP系统?印刷企业应用ERP系统可解决的问题?印刷企业实施ERP系统应做好哪些准备工作、应用中应注意哪些事项?本文对以上问题作粗浅的分析,希望对印刷企业实施ERP系统能有点滴帮助。

  1 ERP系统简介

  ERP是20世纪90年代美国一家IT公司根据当时计算机信息、IT技术发展及企业对供应链管理的需求,预测在今后信息时代企业管理信息系 统的发展趋势和即将发生变革,而提出了这个概念。经过近几年的延伸和拓展,ERP被越来越多的行业和企业所采用,并使不少的企业效益迅速提高。

  ERP是英文Enterprise Resourse Planning的缩写,中文翻译过来的意思就是“企业资源计划”。它是一个以管理会计为核心的信息系统,识别和计划企业资源。从而获取客户订单,完成加 工和交付,最后得到客户付款。ERP将企业内部所有资源整合在一起,对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行计划,从而达到最佳资源组 合,取得最佳效益。

  ERP是从MRP(物料需求计划)发展而来的新一代集成化管理信息系统,它扩展了MRP系统的功能,其核心思想是供应链管理,从供应链范围 去优化企业的资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身,成为现代企业的运行模式,成为企业在信息时代生存、发展的基石。实践表明,谁能及时掌握和 应用ERP,谁就能通过管理创新迅速改变管理落后的状况。缩小与先进企业管理水平上的差距,改善企业业务流程,提升企业核心竞争力。

  印刷业是我国经济结构中的重要产业之一。随着市场经济的快速发展,全球经济一体化,我国印刷企业面临的是一个越来越激烈的竞争环境,原有的 经营管理方式已不适应剧烈竞争的要求。在这种情况下,印刷企业引进ERP势在必行。企业可以利用ERP作为工具来扩大经营管理范围,促进企业发展,创造巨 大的无形和有形的经济效益。

  2 印刷企业应用ERP可解决的问题

  印刷ERP是将印刷企业运作单元之间环环相扣,形成一个相互制衡的系统整体,有效地解决因人为造成的报价、下单、生产、跟单、发外、领科、入库、送货、收款等环节出现脱节的情况,使企业的信息流进入一个良性有序的循环过程。

  印刷企业应用ERP,可以解决如下问题:

  2.1 简化业务流程,提高生产效率

  印刷企业在没有实施ERP系统之前,业务接单、生产开单、财务结账、送货等一般都要由人工开单,不仅容易出差错,而且工作量很大。而实施 ERP系统,只需业务部录入一次,当这个客户再次印刷产品时,就不必重新录入基础资料了。由于软件事先按工艺设定了所有的项目,业务人员和工艺人员的疏漏 就不易发生了,从程序上减少了出差错的机会。

  印刷ERP系统,根据印刷企业的行业特点和实际情况而设计,既具先进性,又有适用性,从而能帮助企业管理人员对企业中大量的、动态的、错综 复杂的数据和信息进行及时、准确地分析和处理,对企业的各项生产经营活动进行事先计划、事中控制和事后反馈,从而达到合理利用企业资源、降低库存、减少资 金占用、增强企业应变能力、提高企业市场竞争力和经济效益的目的。

  2.2 实现对生产过程的实时控制

  业务接单后,生产部开出施工工艺单和用纸单,通过计算机对当前的生产任务进行合理排序。各车间可以在ERP系统上查阅相应的印件要求与数 据,在各自职责范围内严格执行生产计划。各车间与部门可以通过ERP提前看到当天的生产任务,做好人员与材料的准备工作并及时提出生产安排中的问题,各车 间都配有计算机,可实时地将生产情况录入到ERP系统中,生产部和业务人员能够实时查看每单业务的进展情况。

  2.3 实现供应链管理,达到材料、资金的合理分配与使用

  印刷ERP通过高级物料需求分析,完善的库存管理以及工单物料预算、工单定额领料等进行资源优化。从而有效控制成本。使得印件所需纸张、油墨、辅料等能及时、准确、定额供应。这既保证了业务、生产的需求,又降低了库存。

  2.4 实现快速、准确、灵活的印刷报价及估价

  客户询价是印刷业务的开始,能迅速准确地向客户报价,十分重要。目前市场上印刷报价软件很多,但多属估价软件,准确性差。ERP系统则不 同,分估价与报价,即按系数法估价及按成本法报价两种方式。按成本法报价,是基于成本价加费用利润报价法,计价成本包括四个部分:①主要直接材料成本;② 印前、印刷、印后加工成本:③包装运输费用;④管理费用、收益及税费,报价方法清晰、简洁、准确。

  2.5 实现以应收应付为根本的资金流管理

  依赖ERP系统,能快速查询各订单的任务完成情况、送货数量、退货数量、收款金额等记录,能快速汇总客户应收账款、账龄及信用情况,确保资 金有效应用,资金快速回笼。对预收款过程有查询功能,对应收款列出清单,应收款汇总、收款结清后核销管理。对预付款过程有查询功能,对应付款有列出清单、 应付款汇总、付款结清后核销管理、供应商对账单功能。

  3 印刷企业实施ERP系统的准备工作

  3.1 做好思想准备

  (1)企业领导要有坚定的决心和信心。实施ERP,不仅会带来工作方式和工作习惯的变化,甚至会带来工作流程和岗位职责的调整。这就不可避免地引起员工思想上的波动甚至抵触思想和行为,面对这些困难,如果企业领导没有决心,就有可能半途而废。

  任何新生事物都有一个了解、接受、试用和适应的过程。印刷企业引进ERP不能在很短的时间内就让每个员工都能接受和适应。要通过培训改变观 念,企业高层要让员工明白企业使用ERP是潮流所趋,是发展的需要。企业发展是硬道理,能否使用ERP管理系统是企业发展的关键,是企业提升竞争力的重要 手段。

  (2)企业员工要做好心理准备。一方面,要认识到实施ERP系统,工作方式、工作习惯甚至有些部门的职责也将面临着一次变革,因此要做好心 理准备。另一方面,要做好短期内工作量增加的心理准备。在ERP实施的前期,一般会有一段手工管理与ERP管理并行期。在这期间,手工管理的单据要继续 用,又要输入ERP。这样每日的工作量就会增加许多。但只要挺过这段时间,一切就会好起来。在ERP中,因为后面流程的数据由前面流程的数据自动生成,各 部门之间的数据可以科学的共享,ERP又有着很多自动提示自动控制功能,又能随时统计出即时报表来。所以整体来说,应用ERP肯定能带来工作效率的大幅度 提高,对此员工们要有坚定的信心。

  3.2 做好基础数据准备工作

  印刷业属于加工型行业,数据量大、收集难度高。准备基础数据时应注意以下三点:

  (1)企业领导要高度重视。因系统实施需要的基础数据涉及面非常广,如人员信息、工价库信息、材料库存信息、纸张库存信息、客户纸库存信 息、产量产值定额信息、物耗定额信息等。这些数据的收集和整理需要多个部门的配合,且工作量很大。因此,企业领导在项目实施时应予以高度重视;否则,很难 得到各个部门的极力配合和全体员工的积极参与。

  (2)数据准备要按步骤进行且要规范。系统的数据间存在一定的关联性,因而对数据的准备要按步骤、按计划进行,只有这样才能保证数据准备的 周期。此外,系统数据编码必须规范。如工价编码、客户编码、报价单编码、传票编码、供应商编码、物料编码等。要使用规范的编码规则,以保证数据统计的准确 性。

  (3)配置专门人员负责数据整理工作。系统基础数据信息繁杂,又要保证项目的实施周期。因此,应配置专门人员负责系统运行所需的基础数据的规范化整理和收集,为ERP系统初始化提供准确的数据。

  4 印刷企业实施ERP系统应注意的事项

  4.1 选择适合本企业的系统

  印刷行业是个专业性很强的行业,通用型的ERP系统当然不适合印刷企业选用,因此应选择根据印刷行业特点及先进的管理理念设计的印刷ERP 系统。但由于各印刷企业的信息化基础不同、管理基础不同、业务特点不同,即使是如此设计出的印刷ERP系统也并不能适合所有印刷企业应用。因此,印刷企业 在选择ERP系统时。必须充分考虑自身的管理及实际业务情况,选择适合本企业的ERP系统,然后在运行中积累经验,一步一步地去完善它。

  从技术上说,ERP分为C/S架构和B/S架构。如果ERP只应用于企业内部的局域网,两种架构都可以;如果ERP需要在广域网上使用,则最好选择B/S架构的产品。

  4.2 对ERP项目进行合理规划和管理

  ERP项目的实施是—个系统工程,涉及到软件安装、硬件建设、管理变革等各个方面。因此,必须严格控制进度和成本,实现项目的预期目标。此 外,对ERP的实施需要专项管理、专项投入、专门保障。既要做好项目实施人员的工作地点、主要岗位的设备配置、岗位人员的职责分配等工作,又要制定完善的 项目参与人员激励制度以及做好其他后勤保障工作。

  4.3 数据填写、录入要准确无误

  企业管理信息化的过程是一个渐进的过程,需要大量的数据积累。在数据积累的过程中,业务部居于核心地位。企业应将分属不同部门管理的数据统计、财务核算、计算机管理三大职能合并交由业务部统一管理,保证了对内、对外的数据的一致性、准确性。

  企业管理信息化是一个全员参与的过程。ERP的很多数据来源于员工们所填写的报表和单证。生产员工们每日填写的生产日报表是一个特别重要的环节,生产日报表的填写规范和正确十分关键。

  5 结语

  向管理要效益,实施ERP系统,的确是不错的选择。目前,我国不少印刷企业成功实施ERP所带来的直接和间接的效益是有目共睹的。

  当然,任何一种管理理论和技术都有其两面性或局限性,ERP系统自然也无可例外。也就是说,ERP系统犹如一把双刃剑,运用得当可以使企业 效益明显提升;反之,则也有可能损害企业自身的利益。因此,印刷企业是否实施ERP系统要根据本企业的实际情况而定,若不具备实施ERP系统的管理基础和 条件,则不可强行实施。否则会适得其反。